Wij helpen graag om uw beursdeelname zo efficiënt mogelijk te laten verlopen!
Deze handleiding geeft u een alfabetisch overzicht van alle diensten en mogelijkheden.
Mocht u echter nog bijkomende vragen hebben, aarzel niet ons te contacteren via info@contactdagen.be
Algemene voorwaarden
Met de registratie heeft u getekend voor de algemene voorwaarden, deze kunt u hier downloaden en bekijken.
Badges
Alle exposanten ontvangen badges bij het inchecken, deze ontvangt u niet per post.
Badges worden pas overhandigd nadat alle openstaande bedragen zijn voldaan (bancontact is beschikbaar). Exposantenbadges zijn gratis en niet nominatief.
Betalingen
Alle nog openstaande bedragen dienen voor het inchecken te zijn voldaan.
Openstaande bedragen kunnen bij het inchecken worden voldaan per creditcard mits een toeslag van 5% administratie- en creditcard kosten. Fairs Consult accepteert cash, maar geen cheques.
Beurssecretariaat
Het beurssecretariaat bevindt zich aan de ingang A. Hier kunt terecht om in te checken en voor alle vragen mbt uw deelname. Het beurssecretariaat is elke dag open van 09:00 tot 20:00.
Bezoekersregistratie
Gratis toegang via online registratie / vrijkaart of € 10,00 per persoon zonder online registratie vooraf of vrijkaart. De toegang is uitsluitend voorbehouden aan vak publiek en professionelen.
BTW voor exposanten met een buitenlands BTW nummer
Sinds 01/01/2011 is er een wijziging in het BTW reglement, waardoor buitenlandse exposanten (met een buitenlands factuuradres) binnen de EU met een correct BTW nummer 0% BTW gefactureerd krijgen. Hiervoor dient de exposant wel aan te tonen dat het nummer correct is. Exposanten met een Belgisch factuuradres zullen 21% BTW betalen. Heeft u nog BTW terug te vorderen van voorgaande edities? Dan kunt u hier het document toelichting BTW recuperatie downloaden.
Catalogus
Elke bezoeker ontvangt een gedrukte beurscatalogus waarin alle exposanten vermeld worden met stand naam en stand nummer. De informatie op de aanvraag tot deelname zal worden gebruikt voor de gedrukte versie voor de bezoekers (en online). Daarom is het belangrijk om uw bedrijfsgegevens goed te controleren. Vanaf 2 weken voor de start van de beurs zal een toeslag worden aangerekend voor het wijzigen of toevoegen aan deze lijst. Wijzigingen kunnen doorgestuurd worden naar info@contactdagen.be.
Catering
Tijdens de beursuren kan er catering voorzien worden via restaurant op de beurs.
Datum & Openingsuren
Van zondag en maandag 23 en 24 oktober 2022, dagelijks van 13:00 tot 20:00.
Ecologische organisatie
Fairs Consult organiseert al haar beurzen ecologisch, waardoor exposanten geen post meer ontvangen. Alle communicatie en facturatie gebeurt digitaal. Ook het tapijt in de hal is recycleerbaar.
Evaluatie
Binnen één maand na de beurs ontvangt u van de organisatie een enquête. De evaluatie van deze enquête zal worden gecommuniceerd.
Exposanten met eigen standbouw
Nekkerhal verplicht de organisatie van Contactdagen een keuring te laten uitvoeren op alle elektriciteitsaansluitingen en standbouw. Een keuringsverslag wordt op de stand nagelaten. Bij afkeuring stand wordt een tweede keuring uitgevoerd na afspraak met de standenbouwer. Een derde keuring valt extra in regie ten laste van de standhouder/exposant. Zonder goedkeuring van de officiële keuringsdienst kan de stand niet worden opengesteld. Keuringskosten bedragen € 2,10 per m² met een maximum van € 150,00.
Hotel
Van der Valk hotel Mechelen
Onze contactpersoon bij Hotel Van Der Valk is Corinne Aertsen
Bij gebruik van de boekingscode #Easyfairs 2800 krijgen onze klanten de best mogelijke prijs op de markt.
Locatie
Nekkerhal
Ingang 1
Plattebeekstraat 1
2800 Mechelen
Meubiliar
Een overzicht van het beschikbare meubilair is terug te vinden op de webshop.
Nabestellingen tot 3 weken voor aanvang beurs
Bestellingen via de webshop dienen 3 weken voor de beurs te zijn geplaatst. Voor alle orders na deze datum geldt een toeslag van 30%.. Voor bestellingen tijdens de opbouw geldt een toeslag van 50%.
Ophangpunten
Klik hier om het plan te downloaden. Stuur daarna uw info naar info@contactdagen.be
Prijzen: tot 250kg zonder takel : 217€; met takel: 290€
Parkeren
U kunt betalend parkeren op parking Nekkerhal.
• de opbouw & afbraak is de exposantenparking gratis en voor iedereen toegankelijk volgens het parkeerbeleid van Nekkerhal.
Aan beide ingangen zijn aangepaste parkeerplaatsen voorzien voor rolstoelgebruikers.
Perslucht
Aanvragen bij organisatie via info@contactdagen.be
Planten en bloemen
Diverse planten zijn te bestellen via de webshop.
Poorten tijdens opbouw / afbraak
Hal 1: poorten 1, 2 en 7 (zie plan)
Sponsordeelname
Voor meer visibiliteit kunnen exposanten deelnemen als sponsor van Contactdagen.
Wij bieden diverse sponsorpakketten aan om uw deelname extra in de schijnwerpers te zetten:
Sponsorpakket A
Opname van uw logo op elektronische nieuwsbrieven, beurscatalogus, website en beursplan. Om als sponsor van dit pakket opgenomen te worden dient u minimaal 24m² naakte oppervlakte te huren. De prijs bedraagt € 1.000,00 en er worden maximaal 10 sponsors toegelaten. (Logo aanleveren in .eps en .jpeg)
Sponsorpakket B
Ongelimiteerd flyeren tijdens de openingsuren van Contactdagen aan de inkom (ingang 1) en in de wandelgangen van de hall (niet op de stands!) via hostesses/stewards (max 2) + opname van uw logo op elektronische nieuwsbrieven, beurscatalogus, website en beursplan. Om als sponsor van dit pakket opgenomen te worden dient u minimaal 24m² naakte oppervlakte te huren. De prijs bedraagt € 1.000,00 en er worden maximaal 2 sponsors toegelaten. (Drukwerk zelf aan te leveren + logo aanleveren in .eps en .jpeg); alsook de hostesses.
Sponsorpakket C
Uitdelen van proevertjes; hapjes, degustaties: tijdens de openingsuren van Contactdagen aan de inkom (ingang 1) van de beurs; het restaurant en de stands van de federaties via hostesses/stewards (max 2). Om als sponsor van dit pakket opgenomen te worden dient u minimaal 24m² naakte oppervlakte te huren. De prijs bedraagt 300 € en er worden maximaal 5 sponsors toegelaten. (Hostesses en inhoud zelf aan te leveren)
Sponsorpakket D
De officiële exposanten lanyards (neklinten) worden met uw firmanaam/logo bedrukt + opname van uw logo op elektronische nieuwsbrieven, beurscatalogus, website en beursplan. Om als sponsor van dit pakket opgenomen te worden dient u minimaal 24m² naakte oppervlakte te huren. De prijs bedraagt € 1.500,00 en er wordt maximaal 1 sponsor toegelaten. (Lanyards zelf aan te leveren + logo aanleveren in .eps en .jpeg) Contacteer ons via Nekkerhal info@contactdagen.be indien u graag een van bovenstaande sponsorpakketten wilt bestellen of een sponsorpakket op maat wil bespreken!
Stand types
U kan kiezen uit diverse standtypes:
Standtype A = exclusief standbouw (eigen standbouw)
Wanneer u dit type stand heeft besteld zal enkel de beursvloer zichtbaar zijn. Tapijt en wanden zijn hierbij niet inbegrepen. Standaard zullen hierbij kosten voor de controle van het elektrisch materiaal en standbouw in rekening worden gebracht à € 2,10 per m² (max € 150,00). Deze technische controle wordt opgelegd door Nekkerhal en uitgevoerd door een erkende organisatie. Bij dit type standbouw wordt de standhouder verplicht om de stand volwaardig (incl. wanden + vloerbedekking) af te werken.
Standtype B (standaard stand) = inclusief standbouw
Wanneer u dit type stand heeft besteld, zijn volgende zaken inbegrepen:
• Lichtgrijze tapijttegels (100×100 cm)
• Zwarte wanden (100×250 cm)
• Frieslijst
• Naambord aan elke open zijde (voor wijzigingen tijdens de opbouw en indien wijziging nog mogelijk, zal een bedrag van € 50,00 in rekening worden gebracht)
• Verlichting (1 spot / 4 m²)
• Verdeelstekker
• Technische controle elektrisch materiaal & standbouw
Standtype C (truss) = inclusief standbouw ( 48m2)
Wanneer u dit type stand heeft besteld, zijn volgende zaken inbegrepen:
• Lichtgrijze tapijttegels
• Grijs aluminium frame op (4) poten
• PVC doek op achterwand en/of zijwand(en) incl. Print: optioneel
• Plaatsing PVC doek in truss: optioneel.
• Verlichting (1 spot / 4 m²)
• Verdeelstekker
• Technische controle elektrisch materiaal & standbouw
Standtype D (mini stand market) = inclusief standbouw
Wanneer u dit type stand heeft besteld, zijn volgende zaken inbegrepen:
• Lichtgrijze tapijttegels
• Oppervlakte ± 5m²
• 4 zwarte wanden (100×250 cm)
• 1 naambord (voor wijzigingen tijdens de opbouw en indien wijziging nog mogelijk, zal een bedrag van € 50,00 in rekening worden gebracht)
• Verlichting (2 spots op de buitenpanelen)
• Basisaansluiting elektriciteit + verdeelstekker
• 1 afsluitbare balie + 1 barkruk (zwart)
• Technische controle elektrisch materiaal & standbouw
• Deelnamekosten
• Gemeenschappelijke berging
Reglement modulaire standtypes
• Panelen, verlichting, meubilair en overig gehuurd materiaal worden niet meegenomen en in dezelfde staat achtergelaten.
• Het is niet toegestaan in de gehuurde wanden te boren, schroeven, nieten of spijkeren noch op de wanden te schrijven met ballpoint, stiften, potloden, e.d.
• De gehuurde wanden en aluminium frames mogen niet beplakt worden met tape of andere bevestigingsmaterialen indien deze bij verwijdering lijmresten achterlaten. Mocht dit toch het geval zijn, dienen de lijmresten door u zelf verwijderd te worden. Eventuele schoonmaakkosten die naderhand door ons gemaakt moeten worden, zullen bij u in rekening worden gebracht. Bij beschadigingen aan de wanden zodanig dat deze niet meer herbruikbaar zijn, wordt de vervangingswaarde per wand in rekening gebracht.
• Op het beurssecretariaat is dubbelzijdige tape beschikbaar die geen sporen nalaat op de panelen (€ 0,25 / sticker) .
• Omruilen en/of terugbetalen van gehuurd materiaal wordt niet toegestaan.
• Onmiddellijk na het einde van de beurs start onze leverancier met het afbouwen van de standen. Haal daarom uw persoonlijke spullen en waardevolle voorwerpen zo snel mogelijk van de stand!
Extra’s
• Elektriciteit is verplicht en wordt apart in rekening gebracht (met uitzondering van de mini stand op de Market = inclusief). De minimale afname is 3000 Watt à € 310.00 voor de beursperiode. Verzwaringen of extra aansluiting kunnen besteld worden via onze webshop.
• Meubilair is apart te bestellen via onze webshop..
• Elektriciteit en wateraansluiting komen vanuit vloergoten en de zijwanden Dit geldt ook voor waterafvoer.
• Vorkheftruck: Tijdens de opbouw en afbraak zijn er vorkheftrucks beschikbaar. Deze zijn te bestellen via onze webshop. Geef door aan de organisatie op welke dag(en) en welk tijdstip u de vorkheftruck wenst te huren!
Technische fiche
Om uw beursdeelname en de daar bijhorende voorbereidingen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, ontvangt elke exposant een technische fiche. Dit is een manual met een duidelijk overzicht van alle diensten, mogelijkheden, faciliteiten en technische informatie. Bezorg deze manual ook aan uw standenbouwer!
Timetable
Zaterdag 08:00 – 22:00 Opbouw voor exposanten met eigen standbouw
Zaterdag 12:00 – 22:00 Opbouw voor alle exposanten
Zondag/maandag 09:00 – 13:00 Toegang voor exposanten*
Zondag/maandag 13:00 – 20:00 Beurs open voor bezoekers
Maandag 20:00 – 22:00 Afbraak beurs
Dinsdag 07:00 – 17:00 Afbraak beurs
* Indien u vroeger toegang wenst, gelieve dit schriftelijk aan te vragen via info@contactdagen.be
Opbouw op vrijdag vanaf 12:00u tot 20:00u kan uitzonderlijk worden toegestaan mits toeslag van 500€ per exposant.
Toegang bezoekers
Gratis toegang na registratie op de website, op uitnodiging van een exposant of met vrijkaart (zonder registratie of uitnodiging betaalt u € 10,00 aan de kassa). De toegang is uitsluitend voorbehouden aan professionelen.
Toegangskaarten
Om uw relaties en prospecten gratis uit te nodigen naar de beurs kunt u diverse online banners downloaden op onze promotiepagina. Deze kunt u oa. plaatsen onder uw emailhandtekening, in uw digitale nieuwsbrief en/of op uw website om uw aanwezigheid als exposant op Contactdagen kenbaar te maken en om personen gratis uit te nodigen.
Elke exposant ontvangt een eigen link om vanuit de banner naartoe te linken. Zo is het mogelijk om de bron van de bezoekers te monitoren en u na de beurs een statusoverzicht te geven met de contactgegevens van de bezoekers die zich via u hebben geregistreerd:
• een selectie die de beurs hebben bezocht
• een selectie die de beurs niet hebben bezocht
Kijk voor meer informatie op de promotie-pagina
Indien u gedrukte uitnodigingen wenst, kunt u deze aanvragen (per 250 kaarten) via info@contactdagen.be U kan deze vanaf 1 oktober 2022 gratis afhalen op volgende adressen:
• Bakkers Vlaanderen, Industriepark West 75, 9100 Sint-Niklaas
• De Landsbond der Beenhouwers, Spekslagers en Traiteurs van België, Houba de Strooperlaan 784, 1020 Brussel
• Fairs Consult (Flanders Expo), Maaltekouter 1, 9051 Sint-Denijs-Westrem
Indien u deze echter per aangetekende zending wenst te ontvangen, wordt port kost doorgerekend.
Voorbereiding
• Controleer uw standtype en kijk wat hierbij inclusief is (zie standtypes)
• Bestel tijdig uw extra’s: meubilair, planten, verzwaring elektriciteit,…
• Zorg dat alle betalingen zijn voldaan en de bedragen vóór de check-in op de rekening staan van Fairs Consult bvba
• Check uw gegevens op de exposantenlijst, deze worden ook geplaatst in de bezoekerscatalogus
• Plaats de banner van Contactdagen in uw emailhandtekening en op uw website ter promotie
• Verstuur uw gratis toegangskaarten digitaal
• Richt uw stand tijdig in (zie Timetable)
Webshop
Op de webshop kunt u diverse extra producten bestellen om uw deelname te optimaliseren, zoals tapijt, verzwaring elektriciteit, verlichting, planten, standschoonmaak, (koel)meubelen…
Let op: zie onder ‘standtypes’ welke producten al inclusief zijn.
Wifi
Gratis hotspot ‘Nekkerhal’. U dient eenmalig te registreren om gratis toegang te verkrijgen tot het netwerk, een code is niet vereist.